Publicado: 12/08/2020
La Dirección del Registro Civil Electoral, que administra de forma conjunta el Registro del Estado Civil de las Personas, cuenta con un equipo de funcionarios altamente entrenado para mantener informatizados y digitalizados los datos de nacimientos y de las defunciones; estos últimos, considerados fundamentales para la depuración permanente del Padrón Electoral, el cual es utilizado en cada proceso electoral para unas Elecciones de autoridades gubernamentales y municipales.
Cuenta con un Departamento de Informática Electoral, que es el área encargada de esta importante tarea tanto para la mencionada Dirección dependiente de la Justicia Electoral como para la Dirección General del Registro del Estado Civil de las Personas, que, a su vez, depende del Ministerio de Justicia.
La coordinación y control de los trabajos están a cargo de la Dirección del Registro Civil Electoral. Existen dos Sistemas Informáticos bien determinados, el Sistema Informático Interno y el Sistema Informático del Registro Civil, con varias Secciones respectivamente, que facilitan la digitalización de los documentos considerados de carácter público y de importante para la pureza del sistema electoral paraguayo.
1. El Sistema Informático Interno tiene tres Secciones:
1.1 – Sección Recepción de Informes de Defunciones
En esta área se recepcionan los informes de defunciones proveídos por los Oficiales de las Oficinas del Registro Civil de todo el país, así como los funcionarios de la Justicia Electoral afectados en las distintas oficinas del Registro Civil de Capital (Resolución D.G.R.E. N° 61/2013); estos documentos están en formato “constancia” y en otros casos fotocopias de actas autenticadas, que son para uso exclusivo de la Justicia Electoral. Los mismos, para que tengan validez deben estar firmados y sellados por los Oficiales de cada Registro Civil.
1.2 – Sección Digitación - Sistema Interno
Todo lo recibido en esta Sección, pasa directamente a: un Sistema Informático Interno, en el que son cargadas todas las actas de defunciones recibidas, tanto de las distintas oficinas de Registro Civil, como las fotocopias que se realizan de los libros de actas de defunciones obrantes en el Archivo Central.
1.3 – Sección Control y Verificación
En esta Sección se realiza el control y verificación de todos los datos cargados en el Sistema Informático Interno; igualmente, las correcciones pertinentes si las hubiere. Todas las actas de defunciones son procesadas y entregadas a la Dirección del Registro Civil Electoral y, ésta posteriormente remite a la Dirección del Registro Electoral, de acuerdo con las disposiciones de la ley, para la actualización y depuración del Registro Cívico Permanente (RCP), que posteriormente sirve para la confección del Padrón Electoral.
Es importante aclarar que:
El Sistema informático Interno permite llevar el control general de todas las recepciones de actas de defunciones presentadas por los Oficiales del Registro Civil del país.
De la misma manera, este Departamento se encarga de la recolección de datos de defunciones correspondientes a todas las oficinas del Registro Civil de Capital (Resolución N° 61/2013), donde se encuentran afectados al trabajo funcionarios de la Justicia Electoral. Este sistema de trabajo resulta muy satisfactorio, porque cada vez se logra recabar la mayor cantidad de información sobre defunciones para la depuración del padrón de electores.
Así también, este departamento recibe las constancias de defunciones que tuvieron recepción, en la Dirección de Actualización y Depuración del Registro Cívico Permanente (RCP) de la Justicia Electoral. Se trata de las constancias que provienen de las Oficinas Distritales del Registro Electoral de toda la República. Una vez recibida, pasa directamente a ser cargadas por los digitadores con todos los procesos de control, y luego son devueltos inmediatamente con una nota a la Dirección de Actualización y Depuración del RCP.
2 – Sistema Informático del Registro Civil
Aparte de las áreas mencionadas más arriba, también se maneja la informatización de los libros de actas de defunciones y de las actas de nacimientos. Este trabajo se lleva a cabo de la siguiente manera:
2.1 - Recepción de libros de defunciones para carga en el sistema del Registro Civil Central (SGR).
En esta área se realiza la recepción de los libros a ser informatizados, son recibidos del Dpto. de Transcripción y Digitalización del Registro Civil y, en otros casos, del Archivo Central. Los documentos recibidos de este último, actualmente se debe digitalizar antes de ser devueltos. Así como son retirados los libros, también se realizan las devoluciones una vez terminada la tarea y controlada toda la carga.
2.2 - Carga de datos de nacimientos y defunciones - Sistema Informático del Registro Civil Electoral.
El trabajo que se realiza en esta Sección, consiste en la carga de datos de nacimientos y defunciones de los libros de actas que aún faltan ser informatizados; estos datos, son los proveídos luego a los usuarios que se acercan a solicitar sus documentos en las ventanillas de la institución. Este trabajo requiere de mucha responsabilidad, ya que exige atención, cantidad y calidad en los datos cargados. Cada fin de mes, es presentada la producción en cantidad de todas las personas que realizan este trabajo.
