Departamento de Legajos y Archivo
OBJETIVO
Coordinar, controlar, custodiar y garantizar la integridad de los diferentes documentos archivados del funcionario permanente y personal contratado, a fin de poseer información organizada a disposición de la Institución.
FUNCIONES
- Atender a funcionarios permanentes y personal contratado de la Justicia Electoral para cualquier tipo de dudas o consultas referentes a las documentaciones.
- Coordinar y distribuir las distintas tareas del departamento.
- Mantener actualizada en el sistema de recursos humanos los documentos y datos del funcionario permanente y personal contratado, así como la correcta digitalización de los mismos.
- Proceder al escaneo de todos los documentos recibidos y cargar al sistema de recursos humanos.
- Establecer procedimientos de registros para el movimiento de los legajos dentro de la Dirección de Recursos Humanos, y fuera de ella en el caso en que sean solicitados los documentos.
- Elaborar informes sobre las actividades realizadas dentro del departamento cuando así lo solicite la Dirección de Recursos Humanos.
- Brindar información de datos personales y/o documentaciones del funcionario permanente y personal contratado de la Institución, solicitadas por la Dirección de Recursos Humanos.
- Controlar que los documentos que son remitidos a este departamento se reciban en su totalidad y luego se preceda al archivo de manera inmediata a través del procedimiento utilizado dentro del departamento, manteniendo un orden metódico que garantice su fácil localización en caso de ser necesario.
- Realizar la carga y actualización de documentos del legajo del funcionario permanente y personal contratado en el sistema, para la protección y custodia de la información de los mismos.
- Cumplir otras labores que son asignadas por los superiores y que corresponden con la naturaleza de este cargo.
- Realizar en forma general auditoria de todos los legajos de manera a informar si hubiere algún posible problema detectado.
- Realizar inventario general de los legajos, de modo a identificar aquellos inactivos y nuevos permanentes para su posterior envío a las oficinas correspondientes.
- Elaborar un reporte mensual correspondiente al control de toda la documentación recibida y remitida
- Mantener en forma organizada el trabajo realizado con esfuerzo y compromiso durante el año, para un funcionamiento sistémico, correcto y actualizado del manejo de legajo del funcionario permanente y personal contratado, mediante el cual es mucho más factible acceder de forma rápida a todos los datos y documentaciones de la carrera laboral de cada uno de los funcionarios de la Institución.
